Eğitim ihtiyacı belirleme: analizden farkı ve nasıl yapılır?

Eğitim ihtiyacı belirleme ile eğitim ihtiyaç analizi arasındaki fark

İki terim hem şirketlerde hem araştırmalarda aynı iş için kullanılır: Arthur ve ekibi “ihtiyaç değerlendirmesi ya da ihtiyaç analizi” diye yazar. Şirketinizde biri bunlardan birini istiyorsa, genellikle işin tamamını kastediyordur.

Yine de faydalı bir ayrım var. ABD Personel Yönetimi Ofisi (OPM), ihtiyaç değerlendirmesini gereken performans ile mevcut performans arasındaki “boşluğu” belirleme süreci olarak tanımlar. Bu, ölçme kısmıdır. Analiz ise düşünme kısmıdır: boşluk neden var, eğitim onu kapatabilir mi ve hangi boşluk önce gelir?

Ne zaman belirleme, ne zaman analiz?

Belirlemeyi geniş açı, analizi yakın çekim olarak düşünün. İyi planların çoğu ikisini de bu sırayla kullanır.

• Yıllık eğitim planı için, yeni bir rol ya da sistem geldiğinde veya birçok ekibi aynı anda karşılaştırmanız gerektiğinde belirleme yapın.
• Masada tek bir hedef ya da sorun olduğunda analiz yapın: sonuçlarda bir düşüş, başarısız bir denetim, “bir kurs” talebi.
• Belirleme önemli bir boşluk ortaya çıkardığında ikisini birden kullanın: önce geniş ölçün, sonra nedenine yakından bakın. Eğitim ihtiyaç analizi yazımız yakın çekimi adım adım anlatıyor.

Eğitim ihtiyacı belirleme nasıl yapılır?

Tek bir departman için belirleme iki ila dört haftaya sığar. Soruyu dar, kanıtı çeşitli tutun.

Eğitim ihtiyacı anketleri: hızlı, geniş ve fazla güvenmesi kolay

Bir anket bir haftada herkese ulaşır ve insanların ne istediğini, nerede kendilerinden emin olmadığını öğrenmenin en iyi yoludur. Beceri kanıtı olarak ise zayıftır. Mabe ve West, insanların kendi yeteneklerine verdikleri puanı ölçülen performansla karşılaştıran 55 çalışmayı inceledi ve ortalama korelasyonu yalnızca 0,29 buldu.

Bu yüzden anketi iyi yaptığı iş için kullanın ve beceri iddialarını başka kanıtlarla kontrol edin. Birkaç kural işe yarar:

• 10 dakikanın altında tutun ve her yerde kullandığınız aynı beceri listesini sorun.
• Anlamı açık bir ölçek kullanın: 1 henüz değil, 2 yardımla, 3 kendi başıma, 4 başkalarına öğretebilirim.
• Yalnızca ne öğrenmek istediklerini değil, neyin engel olduğunu da sorun. Yanıtlar çoğu zaman eğitim olmayan çözümlere işaret eder.
• Yöneticiler, kültür ya da güvenlik hakkında soruyorsanız anonim yapın.
• Sonuçlarla ne yapılacağını ve ne zaman yapılacağını insanlara söyleyin.

Görüşmeler ve odak grupları

Görüşmeler rakamların açıklayamadığını açıklar. Doğru beş kişiyle yapılan yirmişer dakikalık görüşmeler çoğu zaman yüz anket yanıtından fazlasını söyler.

• Yöneticiler: iyi iş nasıl görünür, ekipleri nerede zorlanıyor ve ne değişti?
• En iyi performans gösterenler: neyi farklı yapıyorlar ve ilk aylarında neyi bilmiş olmayı isterlerdi?
• Yeni çalışanlar: onları ne şaşırttı ve hâlâ neye bakıyorlar?
• Aynı roldeki beş ila sekiz kişilik odak grupları: ortak sorunlar için iyi, insanların meslektaşlarının önünde söylemeyeceği her şey için zayıf.

Elinizde zaten olan performans verileri

En ucuz kanıt, zaten topladığınız verilerdir. İnsanların ne söylediğini değil, ne yaptığını gösterir.

• Beceriye göre sınav sonuçları: her grup hangi sorularda yanılıyor?
• Kalite kontrolleri, hata kayıtları ve denetim bulguları.
• Her rolde yeni çalışanların tam verime ulaşma süresi.
• İnsanların yardım masasına ya da bir eğitmene tekrar tekrar sorduğu sorular: sürekli sorulan şey, eğitimin kapsamadığı şeydir.
• Müşteri yorumları ve destek talepleri; bir sonraki bölümün konusu.

Müşteri yorumları ve destek talepleriyle çalışanların eğitim ihtiyacı nasıl bulunur?

Müşteriler çalışanlarınızı her gün iş başında görür ve birçoğu bunu yazar. Çok sayıda açık yorumu olan markaların elinde hazır bir kaynak var. Şikâyet yönetimi için uluslararası kılavuz olan ISO 10002, ürün ve hizmet kalitesini, müşteri hizmetleri de dahil, iyileştirmek için şikâyetlerin analiz edilip değerlendirilmesini kapsar. Aynı okuma, çalışanların nerede eğitime ihtiyaç duyduğunu da gösterebilir.

İşte beş adımda nasıl yapılacağı. Örnek uydurma: ev tamiri şirketi Marmara Hizmet, 30 saha teknisyeni hakkındaki üç aylık yorumları ve talepleri okuyor.

• Tek bir döneme ait yorumları, şikâyetleri ve destek taleplerini toplayın; kimse etiketlemeden önce isimleri silin.
• Her birini konuya ve arkasındaki çalışan davranışına göre etiketleyin. Marmara Hizmet’in en sık konuları: teknisyen onarımı açıklamadı, geç geldi ya da işi yarım bıraktı.
• Konuları sayın ve sıralayın. Birçok yorumda geçen bir konu, tek bir gürültülü şikâyetten önemlidir.
• Eğitimi gerisinden ayırın. Geç gelmek bir planlama sorunuydu, beceri açığı değil. “Onarımı açıklamadı” ise teknisyenlerin ziyareti kapatma biçiminde gerçek bir boşluktu.
• Başka kanıtlarla kontrol edin, sonra beceri açığı sayfasına bir satır ekleyin: “Onarımı ve sonraki adımları müşteriye açıklamak”, gereken düzey 3, mevcut düzey 2, kanıt: yorumlar ve gözlemlenen ziyaretler.

Çalışanlar için eğitim ihtiyacı anketi soruları

Bunları kopyalayın ve beceri adlarını kendinizinkilerle değiştirin. Önce her beceri için bir puan isteyin, sonra açık uçlu soruları sorun.

• Bu listedeki her beceriyi bugün ne kadar iyi yapabiliyorsunuz? (1 henüz değil, 2 yardımla, 3 kendi başıma, 4 başkalarına öğretebilirim)
• İşinizin hangi kısmında kendinizden en az emin hissediyorsunuz?
• En son hangi görev için birinden yardım istemeniz gerekti?
• En sık neye bakıyorsunuz ve nereye bakıyorsunuz?
• İşinizi iyi yapmanızı engelleyen ve eğitimin çözmeyeceği şey ne?
• Rolünüze gelen hangi değişiklik sizi en çok endişelendiriyor?
• İş yerinde yeni bir beceriyi nasıl öğrenmeyi tercih edersiniz: kısa bir kurs, geri bildirimli alıştırma, bir rehber ya da bir meslektaş?
• İşiniz aksamadan haftada eğitime ne kadar zaman ayırabilirsiniz?

Yöneticiler için eğitim ihtiyacı belirleme soruları

Yöneticilere ekiplerini ve kendilerini sorun. Ekip hakkında söyledikleri kanıttır. Kendileri hakkında söyledikleri bir başlangıç noktasıdır.

• Ekibinizin bu yıl en çok hangi sonuçları iyileştirmesi gerekiyor?
• Bu listedeki her beceri için ekibinizden kaç kişi bugün 3. düzeyde ya da üstünde?
• Aynı hatayı tekrar tekrar nerede görüyorsunuz?
• Ekibinizde kim bir beceriyi başkalarına öğretebilir?
• Önümüzdeki altı aydaki hangi değişiklikler yeni beceriler gerektirecek?
• Yeni gelenler ilk üç aylarında en çok neyle zorlanıyor?
• Ekibinizi yönetmenin hangi kısmı size en zor geliyor: geri bildirim, performans değerlendirmeleri, işe alım ya da çatışmalar?
• Bir eğitimden sonra ekibinize destek olmak için neye ihtiyacınız olur: zamana, araçlara ya da başka bir şeye?

Belirlemeden plana: ücretsiz şablon

Sonuçları tek bir tabloya koyun: her rol ve beceri için bir satır; gereken düzey, mevcut düzey, boşluk ve kanıtın kaynağıyla. Sonra analiz başlar: nedenler, öncelikler ve biçimler.

Ücretsiz Excel şablonumuzda bu tablo hazır; kurum hedefleri, roller ve görevler, beceri açığı ve plan için sayfalarla birlikte. Eğitim ihtiyaç analizi yazımız şablonu çözümlü bir örnekle anlatıyor.

Classbase nasıl yardımcı olmak üzere tasarlandı?

Classbase anketi ya da görüşmeleri sizin yerinize yapmaz. Kanıtın bir kısmını toplamayı kolaylaştırmak ve planı daha hızlı hayata geçirmek için tasarlandı.

Her sınav cevabı bir beceriye sayılır ve haftalar sonraki takip sınavı insanların neyi hâlâ bildiğini gösterir. Raporlar sade sorularınızı kendi verilerinizden yanıtlar; örneğin bir grubun en düşük puan aldığı beceriler hangileri? Yapay zekâ eğitmeni, kursun kapsamadığı soruları bir eğitmene aktarır; bu da eğitiminizde neyin eksik olduğunun sessiz bir kaydıdır. Boşluklar netleştiğinde yapay zekâ kursları kendi dosyalarınızdan taslak olarak hazırlar ve bir yazar onaylamadan hiçbir şey öğrenene ulaşmaz.

Bunu kendi rolleriniz ve becerilerinizle görmek isterseniz bir demo planlayın.