Yeni çalışan oryantasyonu kontrol listesi: ilk günden önce başlayan 30-60-90 günlük plan

Çalışan oryantasyonu nedir ve ne kadar sürer?

Çalışan oryantasyonu, yeni bir çalışanın işi, kuralları ve insanları öğrenip verimli hâle gelme sürecidir. Karşılamanın kendisi olan tanışma programından daha geniştir; o program tanışmayı, evrak işlerini ve temel bilgileri kapsar. Talya Bauer, SHRM Foundation’ın 2010 tarihli bir raporunda dört yapı taşı tanımlar: uyum (temel yasal kurallar ve şirket politikaları), netlik (iş ve beklentiler), kültür (yazılı ve yazısız normlar) ve bağlantı (yeni çalışanın ihtiyaç duyduğu ilişkiler ve ağlar).

Pek çok şirket ilk bir ya da iki yapı taşında durur. Gallup’a göre ABD’deki çalışanların yalnızca %12’si şirketlerinin oryantasyonu iyi yaptığını söylüyor; yeni çalışanların yalnızca %29’u rolünde başarılı olmak için tamamen hazır ve desteklenmiş hissediyor. Gallup ayrıca yeni çalışanların en yüksek performanslarına ulaşmasının genellikle 12 ay kadar sürdüğünü buluyor. Bu yüzden ilk 90 günü ayrıntılı planlayın ve ilk yılın sonuna kadar hafif görüşmeleri sürdürün.

İlk günden önce ne yapılmalı?

Bauer’ın ilk önerisi, temel hazırlıkları ilk günden önce tamamlamaktır. Amaç basit: yeni çalışan ilk gün bilgisayar beklemek yerine işe başlasın.

• Başlangıç saatini, yeri, kıyafet kuralını ve onu kimin karşılayacağını içeren bir hoş geldin mesajı gönderin
• Sözleşme, kimlik ve bordro evraklarından çevrim içi yapılabilenleri bitirin
• Bilgisayarı, e-postayı, sistem erişimlerini ve giriş kartını hazırlatın ve test edin
• Küçük soruları yanıtlayacak, yönetici olmayan bir ekip arkadaşını yol arkadaşı olarak belirleyin
• Yöneticinin takviminde ilk günü ve ilk ay boyunca haftalık bir görüşmeyi ayırın
• Rol için 30-60-90 günlük planı yazın ve oryantasyon kurslarını ilk gün hazır olacak şekilde atayın
• Ekibe kimin, ne zaman katılacağını ve ne üzerinde çalışacağını söyleyin

İlk gün ne olmalı?

İlk günü kişisel ve hafif tutun. Bauer’ın raporu, yeni bir çalışanın gidişatının daha ilk iki haftada belirlenebileceğini ve saatlik çalışanların çoğunun ilk gün hayal kırıklığı yaşarsa geri dönmediğini belirtir.

• Yönetici onu bizzat, uzaktan çalışıyorsa kamerada karşılar ve onu öğle yemeğine götürür
• Bir gün önceden test edilmiş, hazır bir masa, bilgisayar ve hesaplar
• Kısa bir tur: neyin nerede olduğu, kimin nerede oturduğu ve nasıl yardım isteneceği
• Ekiple ve yol arkadaşıyla tanışma
• 30-60-90 günlük planı birlikte gözden geçirme: 30., 60. ve 90. günde iyi bir sonuç neye benzer
• Bugün yalnızca bilinmesi şart kurallar: güvenlik, bilgi güvenliği ve bir sorunun nasıl bildirileceği
• Günü 15 dakikalık bir görüşmeyle bitirin: kafa karıştıran ne oldu?

İlk hafta neleri içermeli?

İlk hafta bir okuma yığını için değil, netlik ve bağlantı içindir. Politika kurslarını kısa bölümler hâlinde haftaya yayın ve yeni çalışanın erken katkı vermesi için küçük, gerçek bir görev verin.

• En çok birlikte çalışacağı beş altı kişiyle kısa görüşmeler
• İlk zorunlu kurslar, son tarihleri olan kısa bölümler hâlinde
• Rol eğitimi: temel araçlar ve süreçler ile bir meslektaşı iş başında izleme oturumu
• Hafta sonuna kadar bitiş çizgisi net, küçük ve gerçek bir görev
• İlk 30 günün hedeflerinin yazılı olarak teyidi
• Hafta sonu görüşmesi: ne işliyor, ne eksik

30-60-90 günlük oryantasyon planı nedir?

30-60-90 günlük plan ilk üç ayı her birinin kendi hedefleri olan üç aşamaya böler: öğren, katkı ver, sonra rolü sahiplen. Bauer’ın önerdiği yazılı oryantasyon planı budur: yeni çalışanın bekleyebileceği takvimi, hedefleri, sorumlulukları ve desteği gösteren bir yol haritası.

Raporu ayrıca 30, 60, 90 ve 120. gün gibi kilometre taşlarında, başlangıçtan sonraki bir yıla kadar ilerlemeyi kontrol etmeyi önerir. Planı yöneticiyle birlikte yazın, ilk gün yeni çalışanla paylaşın ve her kilometre taşında gözden geçirin.

İlk 30 günde ne olmalı?

İlk ay bilgi ve insanlarla ilgilidir. 30. güne kadar yeni çalışan işin nasıl yapıldığını ve kime soracağını bilmelidir.

• Tüm zorunlu uyum kursları son tarihlerine kadar tamamlanmış
• Rol kursları ve araç eğitimleri bitmiş, her kontrol başarıyla geçilmiş
• Her önemli meslektaş ve paydaşla en az bir kez görüşülmüş
• Rolün ana görevleri izlenmiş ve her biri en az bir kez yardımla yapılmış
• Ekibin hedeflerini ve rolün bunlara nasıl katkı verdiğini açıklayabiliyor
• Yöneticiyle plana göre 30. gün değerlendirmesi ve kısa bir yeni çalışan anketi

31. ile 60. gün arasında ne olmalı?

İkinci ay öğrenmekten yapmaya geçiştir. Yeni çalışan daha az yardımla gerçek işler üstlenir, yönetici de somut geri bildirim verir.

• Rolün rutin görevlerini tek başına yapıyor
• Sonucu net, küçük bir projeyi veya bir grup müşteriyi üstleniyor
• Rolün ileri düzey kurslarını ya da rol gerektiriyorsa bir sertifikanın ilk adımını bitiriyor
• Yalnızca yöneticiden değil, yol arkadaşından ve bir iki meslektaştan da geri bildirim alıyor
• 60. gün değerlendirmesi: ne iyi gidiyor, nerede daha fazla eğitim gerekiyor

61. ile 90. gün arasında ne olmalı?

90. güne kadar yeni çalışan rolün temel işlerini beklenen düzeyde yapmalı ve önümüzdeki aylar için hedefleri olmalıdır. Gallup’ın araştırması en yüksek performansın daha uzun sürdüğünü gösteriyor; bu yüzden 90. gün bitiş çizgisi değil, bir kilometre taşıdır.

• Rolün temel görevlerinde kararlaştırılan hedeflere ulaşıyor
• Günlük yardım olmadan çalışıyor ve cevapları nerede bulacağını biliyor
• Yeni gelen gözüyle fark ettiği bir iyileştirmeyi öneriyor
• 90. gün değerlendirmesi: uyumu teyit edin ve sonraki üç ila altı ay için hedef koyun
• Sözleşmelerinizde deneme süresi varsa, kararın kanıta dayanması için bu değerlendirmeyi onunla eşleştirin

İlk haftalarda hangi zorunlu eğitimler yer almalı?

Uyum, Bauer’ın dört yapı taşının ilkidir ve neredeyse her şirket bunu kapsar. Mesele zamanlamadır. İnsanları güvende, şirketi sorundan uzak tutan konuları ilk haftaya koyun, gerisini ilk aya yayın.

Neyin zorunlu olduğu ülkenize, sektörünüze ve kendi politikalarınıza bağlıdır; listeyi hukuk veya İK ekibinizle teyit edin. Kimin neyi ne zaman bitirdiğinin kaydını tutun: bir denetçi sorarsa tarihlere, puanlara ve sertifikalara ihtiyacınız olur. Suudi Arabistan’da, Körfez’de ve başka yerlerdeki şirketler için yaygın bir liste:

• Davranış kuralları ve şirket politikaları: çalışma saatleri, izinler, harcamalar ve çıkar çatışması
• İş sağlığı ve güvenliği: acil çıkışlar, ilk yardım ve rolün riskleri
• Bilgi güvenliği: parolalar, oltalama ve bir olayın nasıl bildirileceği
• Veri gizliliği: rolün hangi kişisel verileri işlediği ve şirketin bunlara ilişkin kuralları
• İş yerinde saygı ve bir endişenin nasıl dile getirileceği
• Role özgü kurallar: gıda güvenliği, enfeksiyon kontrolü veya mali onay yetkileri gibi

Oryantasyon nasıl ölçülür?

Baştan birkaç rakamı takip edin ve her yeni çalışan grubunu bir öncekiyle karşılaştırın. Bauer ve meslektaşlarının 70 yeni çalışan örneklemini bir araya getiren 2007 tarihli meta-analizi; rol netliğinin, öz yeterliliğin (işi yapabileceğine güvenin) ve sosyal kabulün oryantasyonu iş tatminine, bağlılığa, performansa, kalma niyetine ve işten ayrılmaya bağladığını buldu. Bu üçünü doğrudan sormaya değer.

Gallup ayrıca yönetici oryantasyonda etkin rol aldığında çalışanların oryantasyonlarını başarılı bulma olasılığının 3,4 kat arttığını buldu. Bu yüzden yöneticilerin ne yaptığını da ölçün.

• Verimliliğe ulaşma süresi: yeni çalışanın rolün kararlaştırılan hedeflerine ulaşana kadar geçen gün sayısı (önce her rol için hedefleri belirleyin)
• Eğitim tamamlama: zorunlu kursların son tarihe kadar bitirilen oranı, ekip bazında
• 90 günlük ve ilk yıl elde tutma: kim hâlâ sizinle ve diğerleri neden ayrıldı
• 30. ve 90. günde yeni çalışan anketi: benden ne beklendiğini biliyor muyum, işi yapabiliyor muyum, ekibim beni kabul etti mi
• Yönetici değerlendirmeleri: 30, 60 ve 90. gün değerlendirmeleri zamanında yapıldı mı

En yaygın oryantasyon hataları nelerdir?

Çoğu, oryantasyonu bir evrak işi gibi görmekten kaynaklanır. Çevrim içi kurslar yardımcı olur ama tek başına yetmez: Bauer’ın raporunda anılan bir çalışmada, tanışma programını bilgisayar üzerinden alan çalışanlar işi ve şirketi yüz yüze alanlardan daha az anlamıştı.

• Oryantasyonu ilk gün ya da ilk haftadan sonra bitirmek
• Bilgisayarsız, erişimsiz ve karşılayanı olmayan bir ilk gün
• Tüm politikaları ilk gün, tek ve uzun bir oturumda anlatmak
• Her şeyi İK’ye bırakıp yöneticinin uzak durması
• Yazılı plan olmaması; kimse 30. günde iyi bir sonucun neye benzediğini bilmez
• Her rol için aynı yol
• Geride kalanı iş işten geçene kadar kimsenin fark etmemesi

Classbase oryantasyona yardımcı olmak için nasıl tasarlandı?

Classbase, oryantasyonun eğitim tarafı için tasarlanmış bir öğrenme platformudur: kurslar, hatırlatmalar ve takip. Akıllı grup, yeni çalışanları departman veya işe başlama tarihi gibi bilgilerine dayanan bir kuralla kaydeder; böylece her rol ilk gün kendi öğrenme yolunu alır. Program, kursları ilk gün, ilk haftadan sonra veya önceki bölüm bitince açılan bölümlere yerleştirir; bu da 30-60-90 günlük plana uyar.

El kitabınızı ve politikalarınızı yükleyin, yapay zekâ modülleri hazırlasın; her öneriyi siz tutar ya da reddedersiniz. Yapay zekâ öğretmeni yeni çalışanların sorularını yayımlanmış kurstan, kendi dillerinde yanıtlar ve yanıtlayamadığını bir kişiye iletir. Son tarihler ve e-posta hatırlatmaları kişileri ilerletir, raporlar ilerlemeyi gruba göre gösterir ve bir otomasyon biri geride kaldığında eğitmenleri uyarabilir.

Bu, yöneticinin, yol arkadaşının ya da iyi bir ilk günün yerini tutmaz. Oryantasyon planınızın Classbase’te nasıl görüneceğini görmek için bir demo ayırtın.