تهيئة الموظف الجديد: قائمة مهام من قبل اليوم الأول حتى خطة تأهيل 30-60-90 يومًا

ما تهيئة الموظف الجديد، وكم تستغرق؟

تهيئة الموظف الجديد، أو إعداده كما تسميها بعض الشركات، هي الطريقة التي يتعلّم بها عمله وقواعد الشركة والناس من حوله حتى يصبح منتجًا. وهي أوسع من التعريف بالشركة، أي الاستقبال نفسه: التعارف والأوراق والأساسيات. وفي تقرير لمؤسسة SHRM عام 2010، تصف تاليا باور أربعة أركان للتهيئة: الالتزام بالقواعد النظامية وسياسات الشركة، ووضوح الدور وما يُتوقع من الموظف، والثقافة بأعرافها المكتوبة وغير المكتوبة، والتواصل، أي العلاقات والمعارف التي يحتاجها الموظف الجديد.

وتتوقف شركات كثيرة عند الركن الأول أو الثاني. فبحسب Gallup، لا يرى إلا 12% من الموظفين في الولايات المتحدة أن شركتهم تُحسن تهيئة الموظفين الجدد، ولا يشعر إلا 29% من الجدد بأنهم مستعدون تمامًا ومدعومون للتميّز في عملهم. وتجد Gallup أيضًا أن الموظف الجديد يحتاج عادةً إلى نحو 12 شهرًا ليبلغ أفضل أدائه. لذلك خطّط للأيام التسعين الأولى بالتفصيل، وأبقِ متابعة خفيفة حتى نهاية السنة الأولى.

ماذا تجهّز قبل اليوم الأول؟

أول ممارسة توصي بها باور أن تجهّز الأساسيات قبل اليوم الأول. والهدف بسيط: أن يبدأ الموظف الجديد العمل في يومه الأول، لا أن ينتظر جهازه.

• أرسل رسالة ترحيب فيها موعد المباشرة ومكانها واللباس المناسب ومن سيستقبله
• أنهِ ما يمكن إنهاؤه إلكترونيًا من العقد والهوية وبيانات الراتب
• اطلب الجهاز والبريد الإلكتروني وصلاحيات الأنظمة وبطاقة الدخول، وجرّبها
• عيّن زميلًا مرافقًا من الفريق، غير المدير، يجيب عن الأسئلة الصغيرة
• احجز وقت المدير لليوم الأول، ولقاءً أسبوعيًا طوال الشهر الأول
• اكتب خطة الـ30-60-90 يومًا لهذا الدور، وأسند دورات التهيئة لتكون جاهزة في اليوم الأول
• أخبر الفريق بمن سينضم، ومتى، وعلى ماذا سيعمل

ماذا يحدث في اليوم الأول؟

اجعله يومًا شخصيًا وخفيفًا. فتقرير باور يشير إلى أن مسار الموظف الجديد قد يتحدد منذ الأسبوعين الأولين، وأن كثيرًا من العاملين بالساعة لا يعودون إذا خيّب اليوم الأول ظنهم.

• يستقبله المدير بنفسه، أو عبر الكاميرا إن كان يعمل عن بُعد، ويتناول معه الغداء
• مكتب جاهز وجهاز وحسابات تعمل، جُرّبت في اليوم السابق
• جولة قصيرة: أين الأشياء، ومن يجلس أين، وكيف يطلب المساعدة
• تعريفه بالفريق وبزميله المرافق
• مراجعة خطة الـ30-60-90 يومًا معًا: ما المطلوب منه في اليوم 30 و60 و90
• القواعد التي لا بد منها فقط: السلامة، وأمن المعلومات، وطريقة الإبلاغ عن مشكلة
• لقاء قصير في آخر اليوم مدته 15 دقيقة: ما الذي لم يتضح؟

ماذا يتضمن الأسبوع الأول؟

الأسبوع الأول للوضوح والتعارف، لا لكومة من القراءة. وزّع دورات السياسات على أيام الأسبوع في أجزاء قصيرة، وأعطِ الموظف الجديد مهمة حقيقية صغيرة يسهم بها مبكرًا.

• لقاءات قصيرة مع الخمسة أو الستة الذين سيعمل معهم أكثر من غيرهم
• أولى الدورات الإلزامية، في أجزاء قصيرة لها مواعيد إنجاز
• تدريب على الدور: الأدوات والإجراءات الرئيسية، وجلسة يرافق فيها زميلًا أثناء عمله
• مهمة حقيقية صغيرة لها نهاية واضحة قبل آخر الأسبوع
• تأكيد أهداف الأيام الثلاثين الأولى كتابةً
• لقاء في نهاية الأسبوع: ما الذي ينجح، وما الذي ينقص

ما خطة الـ30-60-90 يومًا لتأهيل الموظف الجديد؟

تقسم خطة الـ30-60-90 يومًا الأشهر الثلاثة الأولى إلى ثلاث مراحل، لكل منها أهدافها: يتعلّم الموظف، ثم يسهم، ثم يتولى دوره كاملًا. وهي خطة التهيئة المكتوبة التي توصي بها باور: خريطة تبيّن المدة والأهداف والمسؤوليات والدعم الذي يتوقعه الموظف الجديد.

ويقترح تقريرها كذلك متابعة تقدّم الموظف عند محطات مثل اليوم 30 و60 و90 و120، وحتى سنة من مباشرته. اكتب الخطة مع المدير، وشاركها مع الموظف الجديد في يومه الأول، وراجعها عند كل محطة.

ماذا يحدث في الأيام الثلاثين الأولى؟

الشهر الأول للمعرفة والناس. وفي اليوم الثلاثين ينبغي أن يعرف الموظف الجديد كيف يُنجز العمل، ومن يسأل.

• إنهاء كل الدورات الإلزامية في مواعيدها
• إكمال دورات الدور والتدريب على الأدوات، والنجاح في كل اختبار
• لقاء كل زميل وصاحب علاقة مهم مرة واحدة على الأقل
• مرافقة الزملاء في المهام الرئيسية للدور، وأداء كل منها مرة على الأقل بمساعدة
• القدرة على شرح أهداف الفريق وما يضيفه دوره إليها
• مراجعة مع المدير في اليوم 30 مقارنةً بالخطة، واستبيان قصير للموظف الجديد

ماذا يحدث من اليوم 31 إلى اليوم 60؟

في الشهر الثاني ينتقل الموظف من التعلّم إلى العمل. فيتولى مهامًا حقيقية بمساعدة أقل، ويعطيه المدير ملاحظات محددة.

• يؤدي المهام المعتادة في دوره وحده
• يتولى مشروعًا صغيرًا أو مجموعة عملاء، بنتيجة واضحة
• ينهي الدورات المتقدمة لدوره، أو الخطوة الأولى من شهادة مهنية إن كان دوره يتطلبها
• يتلقى ملاحظات من زميله المرافق ومن زميل أو اثنين، لا من المدير وحده
• مراجعة في اليوم 60: ما الذي يسير جيدًا، وأين يحتاج إلى تدريب أكثر

ماذا يحدث من اليوم 61 إلى اليوم 90؟

في اليوم التسعين ينبغي أن يؤدي الموظف الجديد المهام الأساسية لدوره بالمستوى المتوقع، وأن تكون لديه أهداف للأشهر التالية. إلا أن أبحاث Gallup تشير إلى أن أفضل الأداء يأتي لاحقًا، فاليوم التسعون محطة لا خط النهاية.

• يحقق الأهداف المتفق عليها في المهام الأساسية لدوره
• يعمل دون مساعدة يومية، ويعرف أين يجد الإجابات
• يقترح تحسينًا واحدًا لاحظه بعين القادم الجديد
• مراجعة في اليوم 90: تأكيد ملاءمة الموظف للدور، ووضع أهداف للأشهر الثلاثة إلى الستة التالية
• إن كانت عقودك تتضمن فترة تجربة، فاجعل هذه المراجعة قبل نهايتها ليقوم القرار على أدلة

ما التدريب الإلزامي في الأسابيع الأولى؟

الالتزام هو أول أركان باور الأربعة، وتكاد كل شركة تغطيه. إلا أن المسألة في التوقيت. ضع في الأسبوع الأول ما يحفظ سلامة الناس ويجنّب الشركة المخالفات، ووزّع الباقي على الشهر الأول.

ويختلف الإلزامي باختلاف البلد والقطاع وسياسات الشركة، فراجع القائمة مع الفريق القانوني أو الموارد البشرية. واحفظ سجلًا بمن أنهى ماذا ومتى، فالمدقق يطلب التواريخ والدرجات والشهادات. وهذه قائمة شائعة في السعودية والخليج وغيرها:

• قواعد السلوك وسياسات الشركة: ساعات العمل والإجازات والمصروفات وتعارض المصالح
• الصحة والسلامة في العمل: مخارج الطوارئ والإسعافات الأولية ومخاطر الدور
• أمن المعلومات: كلمات المرور والتصيّد الاحتيالي وطريقة الإبلاغ عن حادثة
• حماية البيانات: ما البيانات الشخصية التي يتعامل معها الدور، وما قواعد الشركة فيها
• الاحترام في بيئة العمل، وطريقة رفع شكوى أو ملاحظة
• قواعد خاصة بالدور، مثل سلامة الغذاء أو مكافحة العدوى أو صلاحيات الاعتماد المالي

كيف تقيس نجاح التهيئة؟

تابع أرقامًا قليلة من البداية، وقارن كل دفعة بالتي قبلها. فقد جمع تحليل تلوي نشرته باور وزملاؤها عام 2007 نتائج 70 عيّنة من الموظفين الجدد، ووجد أن التهيئة تؤثر في الرضا الوظيفي والالتزام والأداء ونية البقاء وترك العمل عبر ثلاثة أمور: وضوح الدور، والثقة بالقدرة على أداء العمل، وقبول الزملاء. وهذه الثلاثة تستحق أن تسأل عنها مباشرة.

ووجدت Gallup أن احتمال شعور الموظفين بنجاح تهيئتهم يزيد 3.4 مرات حين يشارك المدير فيها بفاعلية. فقِس ما يفعله المديرون أيضًا.

• المدة حتى الإنتاجية: الأيام حتى يحقق الموظف أهداف دوره المتفق عليها (حدّدها لكل دور أولًا)
• إكمال التدريب: نسبة الدورات الإلزامية المنجزة في موعدها، لكل فريق
• البقاء بعد 90 يومًا وبعد السنة الأولى: من بقي معك، ولماذا غادر الآخرون
• استبيان للموظف الجديد في اليوم 30 واليوم 90: هل أعرف المطلوب؟ هل أقدر على العمل؟ هل تقبّلني فريقي؟
• مراجعات المدير: هل عُقدت مراجعات اليوم 30 و60 و90 في موعدها؟

ما أشهر أخطاء تهيئة الموظفين الجدد؟

يرجع أكثرها إلى التعامل مع التهيئة على أنها أوراق تُستكمل. والدورات الإلكترونية تفيد، لكنها لا تكفي وحدها: ففي دراسة يذكرها تقرير باور، فهم الموظفون الذين تلقّوا التعريف بالشركة على الحاسب عملَهم وشركتهم أقل ممن تلقّوه وجهًا لوجه.

• إنهاء التهيئة بعد اليوم أو الأسبوع الأول
• يوم أول بلا جهاز ولا صلاحيات ولا أحد في الاستقبال
• كل السياسات في اليوم الأول، في جلسة واحدة طويلة
• ترك كل شيء للموارد البشرية، والمدير غائب
• لا خطة مكتوبة، فلا أحد يعرف المطلوب في اليوم 30
• المسار نفسه لكل الأدوار
• لا أحد يلاحظ المتأخر حتى يفوت الأوان

كيف صُمّم Classbase ليساعد في التهيئة؟

Classbase منصة تعلّم صُمّمت للجانب التدريبي من التهيئة: الدورات والتذكيرات والمتابعة. فالمجموعة الذكية تسجّل الموظفين الجدد بقاعدة على بياناتهم، مثل القسم أو تاريخ الانضمام، فيحصل كل دور على مساره من اليوم الأول. ويضع البرنامج الدورات في مراحل تُفتح في اليوم الأول، أو بعد الأسبوع الأول، أو عند إكمال المرحلة السابقة، فيناسب خطة الـ30-60-90 يومًا.

ارفع دليل الموظف والسياسات، فيكتب الذكاء الاصطناعي مسودة الوحدات، وتقرر أنت ما تبقيه وما ترفضه. ويجيب المعلّم الذكي عن أسئلة الموظفين الجدد من الدورة المنشورة وبلغتهم، ويحوّل ما يعجز عنه إلى شخص من فريقك. وتدفع المواعيد والتذكيرات بالبريد الموظفين إلى الأمام، وتعرض التقارير التقدّم حسب المجموعة، ويمكن لأتمتة أن تنبّه المدرّبين حين يتأخر أحد.

ولا يغني ذلك عن المدير ولا عن الزميل المرافق ولا عن يوم أول جيد. ولترى كيف تبدو خطة التهيئة لديك في Classbase، احجز عرضًا توضيحيًا.